Si se realizan buenas decisiones en cuanto a la inversión en centros de investigación y de tecnología, el impacto es positivo a largo plazo en una empresa. Pero, como dice Patric Vale, es necesario plantear las preguntas correctas.
Para los ejecutivos de cualquier organismo dedicado a la investigación científica, la inversión inmobiliaria representa, probablemente, la oportunidad más significativa para trasformar su negocio. Permite que sus ideas y visión estratégica se materialicen, creando un entorno que durante muchos años marcará el desarrollo de su empresa.
Si se acierta, se conseguirá atraer y mantener a los mejores científicos del mundo, ofreciendo un lugar donde poder colaborar y trabajar juntos para innovar y desarrollar nuevas ideas de forma eficaz y eficiente. Pero si la toma de decisión es errónea— si se construyen unas instalaciones inadecuadas o mediocres, centros que resulten caros a nivel operativo o creen barreras físicas que entorpezcan el día a día de los científicos — se provocará un lastre económico que puede poner en peligro la viabilidad de la empresa.
Evaluar y comprender los gastos, tanto de la inversión inicial como del gasto operacional, es clave antes de decidirse a invertir. Al emprender cualquier proyecto, el inversor tiene que valorar la importancia del plazo de ejecución, el coste y la calidad. O, como dicen la mayoría de los project managers, “de los tres factores, elige dos”.
En el sector científico y tecnológico es casi imposible que el coste no sea la primera o segunda prioridad. Los laboratorios e instalaciones asociadas son proyectos costosos de construir, pero la inversión inicial se puede ver superada con creces por el gasto operacional a lo largo de sus 30 años o más de vida útil. Es primordial entonces que los inversores junto con todo el equipo de profesionales involucrados busquen fórmulas para maximizar el valor a largo plazo. Las siguientes preguntas les pueden servir de guía.
¿Hace falta construir?
Puede parecer una obviedad, pero en el diseño de un proyecto, seleccionar el equipo necesario y motivar al personal es una cuestión que a menudo se olvida. Es esencial llevar a cabo una evaluación exhaustiva del espacio existente, su capacidad y uso actual; para posteriormente, contrastar estos resultados con los requisitos a largo plazo de los proyectos de investigación. Así se consigue trabajar sobre una base sólida, asegurando el éxito tanto del proyecto como de la empresa inversora. Es muy común que a veces, se pase por alto la oportunidad de obtener todo el potencial de los inmuebles existentes.
Durante esta evaluación estratégica también conviene examinar otras opciones. ¿Las instalaciones se encuentran en el lugar idóneo para los trabajadores, clientes y posibles colaboraciones con otras instituciones? ¿O se podría plantear su reubicación? Quizás sería interesante meditar las alternativas que no requieren una inversión de capital, como puedan ser diferentes espacios en alquiler. También existe la posibilidad de compartir espacio sobrante con socios comerciales, sacar partido a entornos digitales de trabajo o colaborar a través de internet. Sólo cuando la evaluación estratégica haya descartado todas las demás alternativas, se debe tomar la decisión de invertir.
¿Cómo se utilizará el espacio?
Una vez ecididos a construir o a acondicionar la instalación, el siguiente paso es asegurar una buena optimización del espacio. En el sector científico suelen mostrarse receptivos a la hora de realizar un análisis de ocupación, incluso hasta el punto de obsesionarse, pero si se quiere maximizar la inversión, es imprescindible cuestionar todos los cánones y parámetros habituales.
Con diferencia, la mayor oportunidad para maximizar este valor, se presenta durante la fase de definición del proyecto. El equipo de diseño trabaja con los investigadores científicos para identificar sus necesidades y entender cómo funcionan en equipo. Una distribución eficaz no se limita a minimizar el espacio ocupado por los laboratorios o zonas de investigación; se trata de responder a todo el conjunto de necesidades, entender los horarios o turnos y de crear unas instalaciones que fomenten el trabajo colaborativo y un aprovechamiento pleno del lugar.
También abre el camino para replantearse la cultura empresarial. Por ejemplo, si los investigadores trabajasen fuera de los laboratorios cuando estuvieran realizando tareas administrativas o elaborando informes, reduciríamos el riesgo laboral y permitiríamos que los espacios técnicos se destinasen únicamente al estudio científico.
A lo largo de los últimos 10 años, uno de los mayores retos para los diseñadores y gestores de centros de investigación ha sido responder a la demanda de espacios técnicos adicionales, es decir, salas o zonas donde albergar la maquinaria o equipos más especializados (en general, de mayor valor económico). Las cifras muestran que estos espacios finalmente se ocupan solo el 10% del tiempo, pero son esenciales para llevar a cabo las investigaciones. Por tanto, deben entenderse como bienes primordiales, disponibles para la toda la empresa — o quizás incluso para otras instituciones — y aprovecharlos al máximo.
Otro tema recurrente durante el diseño de centros científicos en la última década, ha sido el cómo concebir los espacios para el trabajo colaborativo, un concepto que se ha expandido recientemente para abarcar zonas de actividad comercial. En los sectores gubernamentales o terciarios en particular, y aunque la investigación básica se entiende como fundamental para profundizar y divulgar el conocimiento, se acepta cada vez más el hecho de buscar un beneficio comercial. Las empresas privadas, por su parte, dan ahora mayor importancia a los espacios flexibles como espacio incubadora de empresas, lugares donde los emprendedores pueden desarrollar sus ideas y donde los acuerdos estratégicos con socios externos pueden llegar a florecer.
¿Cómo se adaptará el espacio?
En cuanto a las instalaciones científicas, se tiene una certeza absoluta: los requisitos cambiarán. Con programas de investigación y financiación que suelen durar unos tres años, es habitual que la investigación evolucione a un ritmo más rápido que el del diseño, adquisición o construcción de un nuevo centro. Por eso, conviene que el espacio sea flexible de cara al futuro, un requisito que suele encontrarse entre las primeras prioridades del cliente durante la fase de definición de proyecto. No obstante, un menor nivel de adaptabilidad puede ser más que suficiente en muchas ocasiones. Un estudio reciente, llevado a cabo por AECOM en un centro de I+D, muestra que sólo el 25% de los laboratorios que eran reconfigurables, se cambiaron en alguna ocasión. Además, la mayoría de esos cambios fueron menores, sin requerir de la adaptabilidad del diseño y de la construcción de las instalaciones.
Dicho esto, la flexibilidad engloba una gran variedad de posibilidades y precios. En la gama más asequible para estos centros en concreto, las mesas de trabajo, armarios y cabinas de humo móviles permiten que los equipos de investigación se adapten in situ a los nuevos proyectos o a mejoras técnicas. Con un coste medio, se puede instalar paredes móviles entre salas, crear espacios técnicos adicionales de tamaño reducido o mejorar los sistemas de climatización (calefacción, ventilación y aire-acondicionado) y extracción de gases. Son medidas que aumentan la flexibilidad facilitando que el espacio responda a los posibles cambios en la configuración de los equipos profesionales.
Con una inversión aún más alta, se plantean unos laboratorios grandes y diáfanos, altamente adaptables, con paredes móviles, dotados de una infraestructura de servicios y puntos de acceso mejorados que permiten responder de forma eficaz a cualquier cambio, redistribuyendo el espacio en un plazo muy reducido. Centros de este tipo denominados flexi-lab, han sido desarrollados con éxito por varias empresas privadas, aunque la reducción en gasto operativo es el resultado de una mayor inversión inicial.
Al fin y al cabo, la pregunta clave en cuanto a adaptabilidad es la siguiente: ¿con qué frecuencia se va a redistribuir el espacio? Antes de optar por un centro altamente adaptable — con el aumento de gasto inicial que ello conlleva — las empresas deben estudiar sus instalaciones actuales, analizar el tipo y frecuencia de los cambios realizados, y plantearse si realmente se han visto limitados en algún momento por falta de adaptabilidad.
¿Qué importancia tienen los gastos operativos?
Todos los centros de investigación, a excepción de laboratorios más sencillos, son de gran complejidad técnica, y muchos edificios funcionan las 24 horas para poder realizar experimentos de larga duración. Por eso, la respuesta a la pregunta planteada es indudablemente: “muchísima.” En cualquier caso, el gasto operativo es un factor muy significativo durante toda la vida útil de cualquier edificio, más aún si sumamos: el aumento de los costes energéticos, la inversión continua en mantenimiento, el precio de las piezas de repuesto y las campañas para reducir la huella de carbono.
Para asegurar un nivel de gasto asequible a largo plazo es necesario la colaboración entre los facility managers, científicos e ingenieros para debatir los métodos actuales de trabajo. El consumo de energía diaria de una cabina de humo típica es más alto que el de tres hogares; en consecuencia, es cada vez más común que se cuestionen su número y uso desde la fase inicial de diseño. Con un equipo centralizado, congeladores a -80ºC y menos cabinas de humo, incluso a pequeña escala, siempre es posible reducir gastos. Garantizar el suministro eléctrico en los sistemas más importantes es esencial en un laboratorio; a ningún científico durante la realización de experimentos que conlleven un mes de duración, le gustaría sufrir un corte de luz o un fallo en la climatización. Pero el resultado de buscar esa garantía es un aumento en el gasto inicial y operativo. Como todo, la clave está en encontrar el equilibrio.
Elegir la opción técnica más adecuada puede traducirse en una mayor inversión inicial pero a la larga, reduce los gastos operativos de mantenimiento y de sustitución. Por ejemplo, para el suelo hay que optar por el acabado que mejor resista los productos químicos que se utilizan en el laboratorio. Las puertas automáticas, por otro lado, se deben instalar en las zonas donde más se utilizan los carritos móviles para reducir los daños por impacto.
Por último, y para asegurar que el gasto real refleja lo que estaba previsto en el diseño del edificio, es esencial que el personal de la empresa responsable sepa gestionar una instalación de estas características. Para ello, el proceso Soft Landings del Reino Unido ayuda en este sentido, apostando por la participación de la empresa gestora desde la fase del diseño, además de recomendar que el equipo de diseño, construcción y puesta en marcha sigan involucrados después de finalizar el edificio.