Unsere Büros sind leerer als wir denken. Seit mehr als zehn Jahren entsteht mit Hilfe der AECOM Time Utilisation Surveys (TUS) ein detailliertes Bild von der Nutzung von Bürogebäuden. Neueste Zahlen belegen, dass es den Unternehmen nach wie vor nicht gelingt, die Möglichkeiten ihrer Immobilieninvestitionen in vollem Maße zu realisieren.
Die TUS wurde von AECOM Anfang der 1990er Jahre für IBM entwickelt. In der neuesten Generation handelt es sich um ein Tablet-basiertes Tool, mit dem sich Daten zur Flächennutzung in Gebäuden effizient erfassen lassen. Dabei werden über einen Zeitraum von zwei Wochen hinweg während der Kernarbeitszeit stündlich Messungen vorgenommen.
Die Messdaten werden in Echtzeit in eine Datenbank eingespeist, so dass ein genaues Bild von der täglichen Nutzung der Büroflächen entsteht. Die Resultate lassen sich anschließend nach unterschiedlichen Marktsektoren und Regionen vergleichen.
Mit mehr als 10 Millionen Erhebungen, die in 500 Büros und 27 Ländern durchgeführt wurden, können wir aus den TUS-Informationen der letzten 10 Jahre wertvolle Erkenntnisse für unsere leeren Büroflächen ableiten.
Auslastung
Wie die Messdaten zeigen, werden Arbeitsbereiche wie Schreibtische, Büroräume usw. im Durchschnitt nur zu 42 Prozent genutzt. Rund 18 Prozent der Zeit befinden sich die Beschäftigten nicht am Arbeitsplatz, sondern sind an anderer Stelle im Gebäude unterwegs. Durchschnittlich 40 Prozent (d. h. mehr als ein Drittel) der Arbeitsbereiche bleiben damit während der Kernarbeitszeit ungenutzt, verursachen dem Unternehmen aber dennoch Kosten.
Trotz einer gewissen nach Marktsektor und Region variierenden Schwankungsbreite zeigt sich ein gemeinsames Muster: Die Arbeitsbereiche sind drastisch untergenutzt.
Mehr als ein Drittel der Arbeitsbereiche bleibt während der Kernarbeitszeit ungenutzt, verursacht dem Unternehmen aber dennoch Kosten.
Arbeitsverhalten und Arbeitsplatz im Wandel
Arbeit wird in immer größerem Maße außerhalb des Büros verrichtet, und selbst wenn die Beschäftigten im Büro sind, sitzen sie keinesfalls die ganze Zeit am Schreibtisch. Sie haben Besprechungen, arbeiten mit anderen zusammen, treiben Projekte und Innovationen voran. Sie müssen schnell und problemlos zwischen verschiedenen Arbeitsaufgaben und -bereichen wechseln können.
All dies macht deutlich, dass Bürogebäude heute andere Aufgaben haben als früher. Daraus ergibt sich die Chance, durch die Art ihres Designs und ihrer Nutzung ein Umfeld bereitzustellen, welches Innovation und Produktivität fördert.
Die Voraussetzung für solch positiven Wandel sind Flexibilität und freie Wahlmöglichkeit. Es gilt, individuelle Arbeitsumgebungen für verschiedene Aufgaben zu schaffen und die Mitarbeiter zu befähigen, selbst zu entscheiden, wann und wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen.
Ein Schlüsselbegriff in diesem Zusammenhang lautet „agiles Arbeiten“, d. h. die Entkoppelung eines Mitarbeiters von seinem Schreibtisch. Mit flexiblen, an die jeweiligen Aufgaben angepassten Arbeitsumgebungen lässt sich ein Zugewinn an Produktivität erzielen, der die zunächst entstehenden Einrichtungskosten bei weitem übersteigen kann.
Auf diesem Weg sind allerdings zwei Hürden zu nehmen. Zunächst muss das Management den Wandel mittragen. Die Änderung von Arbeitsgewohnheiten erfordert massive kulturelle Veränderungen, die auch die innere Einstellung der Menschen im Unternehmen adressieren muss. Die Führungsetage sollte Büroflächen als kreatives Asset begreifen. Nur allzu oft liegt der Fokus von Gesprächen, bei denen es eigentlich um die Wechselwirkung von Arbeitsumgebung und kulturellem Wandel gehen sollte, leider oft auf kurzfristigen Platzeinsparungen anstelle von langfristigem Mehrwert.
Eine zweite nicht zu unterschätzende Hürde liegt bei der Immobilienbranche. Sie sollte sich stärker auf die Aufgaben eines Gebäudes und seine langfristige Nutzung konzentrieren, anstatt reine Spekulationsobjekte ohne Gedanken an die künftigen Nutzer zu errichten. Immobilienentwicklung ist in der Regel als Kapitalprojekt strukturiert, bei dem am Ende die Schlüssel an den Eigentümer übergeben werden und ein weitergehendes Engagement, das die Performance des Gebäudes für seine Nutzer miteinbezieht, kaum gegeben ist. Im Gegensatz dazu sind die meisten nachhaltigen Immobilienlösungen ein Gemeinschaftsprojekt von Bauträgern, Architekten, Bauunternehmen und Nutzern.
Typisches tägliches Aktivitätsmuster in Arbeitsumgebungen –
basierend auf einem Firmenbeispiel
AECOM Globale Belegungsdatenbank –
nach Sektor (2004 – 2014 Durchschnitt)
Diese Daten zeigen ein konsistentes Bild der tatsächlichen Flächennutzung in unterschiedlichen Sektoren. Unsere Erkenntnisse zeigen, dass Arbeitsflächen nur ca. 42% der Zeit genutzt werden.
Notbehelfe sind nicht die Lösung
Auf diesen grundlegenden Wandel beim Arbeitsverhalten und bei der künftigen Bedeutung von Büros müssen Unternehmen reagieren. Anstelle wie gebannt auf den Unterschied zwischen realer und theoretisch möglicher Flächennutzung zu blicken, müssen sie sich fragen, wie sie durch Veränderungen bei Verhalten und Kultur die tatsächliche Nutzung des Büroraums in eine Nutzung überführen können, die die Potentiale des Unternehmens am besten nutzen können.
Wenn ihnen dies gelingt, können sie das Potenzial von HR, IT, Facility Management und Immobilienbereich ausschöpfen, um die wahre, in ihren Mitarbeitern und ihrer Marke schlummernde Produktivität freizusetzen. Alles was sie dafür tun müssen, ist ihr Arbeitsumfeld danach zu gestalten und auszurichten, wie die Leute tatsächlich arbeiten.
