¿Cómo hacer funcionar a los edificios vacíos?
Nuestras oficinas están más desocupadas de lo que pensamos. Durante la última década AECOM ha utilizado una herramienta denominada TUS para el estudio de la utilización del espacio de trabajo a lo largo del tiempo (Time Utilisation Survey) para tener una imagen clara sobre el uso del espacio de oficinas y las últimas cifras muestran que las empresas no están optimizando su inversión en el espacio.
AECOM desarrolló el TUS para IBM a principio de los noventa. Hoy en día es una herramienta que se utiliza a través de una ‘tablet’ y que permite recoger datos sobre cómo se ocupa el espacio en el edificio. Se realizan observaciones cada hora durante la jornada laboral a lo largo de dos semanas. Los datos se graban en nuestra base de datos en tiempo real, generando una imagen precisa de cómo se utiliza el espacio de trabajo cada día. Los resultados se pueden comparar fácilmente entre diferentes sectores y geografías.
Con más de un millón de observaciones realizadas en quinientas oficinas de veintisiete países en nuestra base de datos, hemos logrado aglutinar y analizar la información más precisa y actualizada sobre el nivel de desocupación real de nuestras oficinas.
La infrautilización de los edificios de oficinas
Nuestra base de datos muestra claramente que los puestos de trabajo están ocupados una media del 42% del tiempo. Por otro lado, los empleados se encuentran a menudo en otras partes del edificio, pero lejos de su puesto de trabajo un 18% del tiempo. De ahí que el 40% del tiempo restante el puesto de trabajo está vacío y, sin embargo, las organizaciones están pagando por esos metros cuadrados no ocupados.
A pesar de que existe una pequeña diferencia ente sectores y geografías, los niveles de ocupación generales son claros y consistentes: el espacio de trabajo se encuentra extremadamente infrautilizado.
De media, más de un tercio de los puestos de trabajo están vacíos en cualquier momento durante la jornada laboral y, sin embargo, las organizaciones están pagando por este espacio
Un entorno cambiante: El nuevo rol del edificio de oficinas
Cada día aumenta la parte de nuestro trabajo que se realiza desde fuera de las oficinas, y lo que es más, cuando la gente viene a la oficina, no se sientan en el mismo puesto a lo largo del día. Los empleados necesitan hablar, colaborar, concentrarse e innovar. Necesitan ser capaces de moverse rápidamente y con facilidad entre diferentes tipos de trabajo y de espacios.
Esta tendencia indica que el papel del edificio de oficinas está cambiando, generando una oportunidad para potenciar la innovación y productividad a través de la forma en que diseñamos y usamos nuestros edificios.
Estos cambios tienen su origen en la flexibilidad y en la necesidad de variedad de opciones de espacios en nuestras oficinas. Debemos crear diferentes tipologías de espacios de trabajo para diferentes tipos de tareas que permitan a la gente decidir cuando y donde trabajar.
Una forma de lograr todo esto es mediante el denominado “agile working” que rompe la conexión entre una persona y un puesto de trabajo, constituyendo una política de puestos no asignados. El aumento de productividad resultante de proveer a la oficina con una gran variedad de tipologías de espacios diseñados a medida para la forma en la que la gente realmente trabaja proporciona un beneficio a la empresa que supera claramente a la inversión necesaria para crear este tipo de espacios.
Hay dos retos clave para lograr este cambio. En primer lugar, el equipo directivo debe ser responsable de dirigirlo y liderarlo. Se requiere un cambio cultural para ayudar a los empleados a trabajar de una forma diferente. El reto al que nos enfrentamos supone cambiar la forma de pensar en las empresas y los trabajadores. Los directivos y empleados de mayor experiencia necesitan percibir el espacio de oficina como un activo, sin embargo, la mayor parte de las veces, las conversaciones que se deberían enfocar en la relación entre el entorno de trabajo y el cambio cultural, quedan apartadas por conversaciones que se centran en ahorros en espacio a corto plazo más que en el valor que puede aportar el espacio a largo plazo.
Un segundo reto importante para lograr este cambio yace en el desarrollo de la comunidad. La industria necesita ser consciente de la finalidad real del edificio y su uso a largo plazo, más que de el edificio como un bien especulativo olvidándose de los usuarios del mismo. El desarrollo inmobiliario se estructura habitualmente en base a crear un edificio y entregarlo, pero con escasa implicación a largo plazo en como el edificio funciona para sus usuarios. Sin embargo, las soluciones de diseño más sostenibles se desarrollan cuando los promotores, diseñadores, contratistas y usuarios trabajan de forma conjunta.
Típico patron de actividad diaria –
en los espacios de trabajo
Base de datos de AECOM de Ocupación Global –
por sectores (media de 2004-2014)
Esta información muestra una imagen consistente de la utilización de espacios por sectores- Según nuestros estudios, los espacios de trabajo sólo se ocupan un 42% del tiempo.
Los remedios temporales no mejoran la situación
Las empresas necesitan responder a estos cambios fundamentales en la naturaleza del trabajo y en el rol de la oficina en el futuro. En lugar centrarse sólo en la diferencia entre el espacio ocupado real y su potencial ocupación, los usuarios deben preocuparse sobre la diferencia entre como usa la gente ese espacio en los edificios de oficinas y como podría usarlo para obtener el mayor potencial beneficio para la empresa. Para lograr ese cambio se necesitaría dar un giro cultural y de comportamiento.
Prestar atención a esto abre un abanico de posibilidades para combinar el poder de los departamentos de Recursos Humanos, Sistemas de Información Tecnológica, Gestión y Mantenimiento y Bienes Inmuebles de forma que se fomente la auténtica productividad de la organización – sus empleados y su marca – gracias a diseñar un espacio de trabajo diseñado a medida para la forma en la que la gente trabaja hoy en día.
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