Принятие хорошо взвешенных инвестиционных решений в отношении научно-технологических объектов может иметь продолжительный положительный эффект на все аспекты деятельности организации. Чтобы получить нужный результат, нужно уметь задавать правильные вопросы, утверждает эксперт по управлению проектами Патрик Вейл.
Для руководителей любой научно-исследовательской организации инвестиции в недвижимость являются самой серьезной и заманчивой перспективой трансформировать свой бизнес. Это может позволить им воплотить свои стратегии и идеи в реальность в виде физической среды, которая лучшим образом подойдет для развития бизнеса в выбранном направлении на многие годы вперед.
Верные решения на стадии планирования могут помочь привлечь и сохранить в организации лучших мировых исследователей, предоставляя им платформу для совместной и продуктивной работы при разумных затратах в ходе разработки новых идей и изобретений. Однако в случае принятия неудачного решения, строительство некачественного или плохо соответствующего задачам объекта с дорогим содержанием и неудобной физической средой для ученых приведет только к появлению финансового обременения, которое может подвергнуть риску существование всей организации.
В основе решения об инвестировании лежит оценка и понимание предполагаемых капитальных и эксплуатационных затрат на такие объекты. В начале каждого проекта любой инвестор должен найти баланс между такими аспектами, как время, цена и качество, или — как говорят большинство руководителей проектов — «выбрать любые два варианта из трех».
Если цена не занимает первое или второе место в списке приоритетов, то это практически неслыханное событие в научно-исследовательской сфере: лаборатории и сопутствующие сооружения являются очень дорогими в строительстве, но эти затраты могут быть превышены в разы, если речь заходит о содержании и эксплуатации таких объектов на протяжении 30 или более лет. Таким образом, чрезвычайно важно, чтобы инвесторы проекта и команды, участвующие в его реализации, принимали решения, которые позволят получить максимальную отдачу от инвестиций в долгосрочной перспективе. Это можно сделать, ответив на следующие вопросы:
- А нужно ли строить?
Это кажется очевидным вопросом, однако именно его чаще всего принято игнорировать, пока в спешке разрабатывается концепция, собирается проектная команда и растут ожидания персонала. Хотя в первую очередь требуется провести тщательную оценку имеющихся свободных площадей, производственных возможностей и коэффициента их загрузки, а затем сопоставить их со стратегическими требованиями к научно-исследовательским программам, нуждающимся в площадях, так как это в результате заложит долгосрочную основу для успешности проекта и предприятия. Возможность максимально эффективного использования имеющихся активов зачастую просто-напросто остается за скобками.
Также в процессе стратегической оценки полезно рассмотреть самые различные варианты. Является ли местоположение вашей организации идеальным для персонала, заказчиков и сотрудничества с другими организациями или необходимо рассмотреть возможность переезда? Стоит рассмотреть варианты без капитального строительства, например, аренду дополнительных площадей для удовлетворения возникших нужд, использование излишних площадей совместно с партнерскими организациями или максимальное использование возможностей исследований с помощью интернета или облачных сервисов. И только если в результате стратегической оценки были исключены все прочие варианты, следует вернуться к первоначальному решению об инвестициях в капитальное строительство.
- Как использовать место?
Если уж решили строить (или делать ремонт), то следующий очевидный шаг — это рассчитать оптимальное количество нужной площади. В научно-исследовательской отрасли активно используется сравнительный анализ использования рабочего пространства, зачастую чуть ли не на уровне одержимости, но для того чтобы максимально использовать инвестиции, очень важно критически отнестись к существующим нормам и параметрам.
Самой лучшей возможностью извлечь наибольшую пользу является предельно внимательное составление задания от пользователей. На этом этапе разработчики могут тесно сотрудничать с командой исследователей, чтобы понять их потребности и как они работают друг с другом. Суть эффективной планировки рабочего пространства заключается не только в том, чтобы обеспечить абсолютный обязательный минимум основного пространства для исследований. Больше внимания следует уделять всему набору требований, рабочим режимам и реализации такого здания, которое поможет создать благоприятную для сотрудничества атмосферу и максимально эффективно использовать имеющееся место.
В принципе, можно начать с рассмотрения сложившейся корпоративной культуры в организации. Например, если исследователи будут заниматься своими отчетами и административными функциями вне стен лабораторий, то это позволит существенно сократить риски для здоровья людей, а также освободить технические помещения для проведения исследований, для которых они, в общем-то, и создавались.
Одной из важнейших проблем для владельцев лабораторий за последние 10 лет была необходимость выделения специальных вспомогательных исследовательских зон — отдельных помещений или отсеков для размещения специализированной (и обычно очень дорогостоящей) техники или оборудования. Однако судя по доступным данным, эти помещения используются менее 10 процентов всего времени, и если уж их наличие играет критическую роль для научно-исследовательских работ, проводящихся в здании, то их следует рассматривать как основные активы, которые должны использоваться всей организацией — или даже несколькими предприятиями? — и при этом максимально использовать.
Основной идеей, так или иначе воплощенной во всех технических решениях лабораторных помещений в течение последнего десятилетия, было планирование мест для совместной работы, а последнее время стала так же активно набирать популярность идея зон коммерческого использования. При этом правительства и предприятия обслуживающего сектора все больше принимают тот факт, что хотя научные исследования без очевидных возможностей практического применения в ближайшем будущем имеют огромное значение для распространения знаний и развития научной картины мира, нет ничего плохого в том, чтобы они приносили и определенную коммерческую выгоду. Бизнес-инкубаторы, а также рабочие пространства с возможностью расширения в зависимости от изменения потребностей организаций завоевывают все больше популярности у владельцев бизнеса, предлагая благоприятную почву не только для развития предпринимательства, но также для создания важных партнерств со стратегическими внешними партнерами и совместного будущего процветания.
- Как подстроить пространство под пользователя?
С научно-исследовательскими объектами можно быть уверенным только в одном: потребности будут меняться. Учитывая, что научные и грантовые проекты рассчитаны, как правило, примерно на три года, сами исследовательские программы зачастую реализуются значительно раньше того времени, которое отводится на проектирование, организацию проекта и строительство самого здания. Желательно, чтобы рабочее пространство было спроектировано с учетом изменения потребностей в будущем, и эта особенность зачастую рассматривается как наиболее важное условие на этапе разработки задания. При этом иногда достаточно заложить в проект совсем небольшую степень гибкости. Последние исследования, выполненные специалистами АЕСОМ на базе одного из научно-исследовательских учреждений, показывают, что только 25 процентов лабораторий с высокой способностью к перепланировке потребовали изменений впоследствии, и большая часть этих изменений были незначительными и не требовали степени гибкости, предусмотренной проектом.
Однако гибкий дизайн предоставляет не только набор различных возможностей, но также и набор различных ценовых ориентиров. В нижнем ценовом сегменте такие компоненты как мобильная лабораторная мебель, защитные шкафы и вытяжные устройства позволяют исследовательским группам адаптировать под себя рабочее пространство в случае получения нового задания или установки усовершенствованного оборудования. В среднем ценовом сегменте раздвижные перегородки между помещениями, модульные лаборатории комнатного размера для вспомогательного исследовательского пространства, улучшение технических параметров систем отопления, вентиляции и кондиционирования, а также системы лабораторных газов позволяют обеспечить более высокую степень гибкости, а также возможность изменить численность или состав рабочей группы при умеренных дополнительных затратах.
В высоком ценовом сегменте просторные и легко приспособляемые лаборатории открытой планировки с раздвижными перегородками, усовершенствованными сетями инженерно-технического обеспечения и точками доступа позволяют научным группам оперативно подстраивать под себя рабочее пространство, быстро реагируя на внешние изменения. Такие «гибкие» научно-исследовательские объекты были успешно реализованы несколькими частными организациями, однако в данном случае снижение эксплуатационных затрат становится мало заметным на фоне очень высоких капитальных затрат.
В конечном счете, главным вопросом при проектировании гибких лабораторий будет то, как часто вам потребуется изменять пространство лаборатории. Поэтому прежде чем указать в техзадании высокую степень встроенной гибкости, требующей значительных капитальных затрат, организациям следует тщательно проанализировать имеющиеся мощности, внесенные изменения, их частоту, а также реальную нехватку гибкости планировки, которую организации испытывали в прошлом.
- Насколько важны эксплуатационные издержки?
Учитывая техническую сложность исполнения любых научно-исследовательских объектов, за исключением, разве что, их простейших вариантов, а также их зачастую круглосуточный режим работы в связи с продолжительными экспериментами, маловероятно, что на этот вопрос можно ответить как-либо, кроме: «Очень». Тем не менее это одна из самых важных статей расходов на протяжении жизненного цикла любого объекта, особенно учитывая рост затрат на энергоресурсы, увеличение стоимости планового технического обслуживания и ремонта, дорогостоящие запчасти и тенденцию снижения объема углеродного следа.
В итоге, если мы хотим обеспечить оптимальный баланс расходов на содержание лаборатории на протяжении всего срока ее эксплуатации, управляющим компаниям, ученым и инженерам по эксплуатации необходимо тесно сотрудничать, внимательно изучая современные способы содержания зданий. Суточное потребление энергии у стандартного вытяжного шкафа в три раза больше чем у обычной домашней вытяжки, поэтому уже на этапе концепции особое внимание уделяют количеству и эксплуатационным параметрам вытяжек. За счет централизации оборудования, низкотемпературных шкафов (режим -80 градусов) и вытяжных устройств даже на локальном уровне можно добиться оптимизации и экономии энергии. При проектировании научно-исследовательских объектов практически всегда предусматривается определенное резервирование основных инженерно-технических сетей: ведь сбой электричества, отопления или вентиляции посередине продолжительного эксперимента — это последнее, чего хочет исследователь. Однако такое резервирование требует дополнительных капитальных и эксплуатационных расходов. Мы снова возвращаемся к тому, что прежде всего требуется рациональный и сбалансированный подход при определении требований к резервированию систем в любых основных зонах.
Таким образом, наиболее точно подобранные требования к объекту могут повлечь за собой увеличение начальных капиталовложений, однако вместе с тем сократить затраты на его содержание на протяжении срока эксплуатации за счет редкой замены оборудования и увеличения цикла техобслуживания. Например, выбор напольного покрытия для лабораторий должен осуществляться с учетом конкретных реагентов, используемых в данных помещениях. Также можно установить автоматические двери в местах использования тележек, чтобы снизить риск повреждения дверей в результате столкновения.
Наконец, немаловажное значение играет надлежащее обучение персонала, обслуживающего здание, который должен хорошо разбираться в том, как правильно следить за содержанием сложного объекта, чтобы фактические затраты действительно совпадали с плановыми расчетами, выполненными на стадии проектирования. В Великобритании в строительстве применяется специальная процедура Soft Landings, направленная на повышение эффективности проектируемых и строящихся объектов, которая рекомендует привлечение управляющей компании объекта к работе над проектом на ранней стадии (на этапе проектирования), а также привлечение команды, осуществлявшей строительство и ввод в эксплуатацию объекта, для оказания техподдержки на стадии его эксплуатации.