Используйте пространство с пользой
О казывается, наши офисы недостаточно заполнены. Проведенные компанией АИКОМ исследования в отношении длительности использования помещений на основе информации, собранной в течение последнего десятилетия, позволили составить полноценную картину использования офисных помещений, и цифры свидетельствуют о том, что организации в итоге не извлекают максимальную прибыль из своих инвестиций в недвижимость.
В начале 90-х годов компания АИКОМ разработала инструмент для анализа длительности использования помещений (Time Utilisation Survey, TUS). Сегодня этот инструмент выглядит как приложение для планшетных устройств, позволяющее собирать данные о заполняемости зданий. Наблюдения в офисах проводятся на протяжении двух недель в обычные рабочие дни. Информация поступает в базу данных в режиме реального времени, а затем она используется для того, чтобы отразить ежедневное использование площади. Результаты можно без труда сравнить по разным секторам и регионам.
Накопив в базе данных более десяти миллионов наблюдений за 500 офисами в 27 странах, мы мы смогли их проанализировать и сделать вывод о сложившейся за последнее десятилетие ситуации в наших офисах.
Низкий уровень загруженности
Согласно собранным данным, офисы (столы, кабинеты и другие виды рабочих мест) в среднем заняты 42% времени; еще 18% времени работники находятся не в офисе, но в других частях здания. Таким образом, в среднем 40% офисного здания — более трети — пустует в любой момент времени в течение рабочего дня, при этом организации вынуждены по-прежнему оплачивать эту площадь.
Конечно, показатели не совпадают полностью по всем секторам и регионам, но, в общем, уровни заполняемости остаются неизменными и свидетельствуют о том, что офисные помещения значительно недозагружены.
В среднем в любой момент времени в течение рабочего дня треть рабочих мест пустуют, при этом организации вынуждены по-прежнему оплачивать эту площадь.
Все меняется
Сегодня все больше работы выполняется за стенами офиса. При этом даже если люди приходят в офис, то они больше не сидят целыми днями за одним столом. Им необходимо что-то обсуждать между собой, выполнять работу вместе, концентрироваться на различных вопросах, а также создавать что-то новое. Им необходимо иметь возможность быстро перемещаться и переключаться на другие аспекты работы и виды помещений.
Обе данные тенденции указывают на то, что роль офисных зданий изменяется, требуя инноваций и эффективности при проектировании и эксплуатации.
Изменения проистекают из таких явлений, как гибкость и наличие выбора, т. е. основаны на стремлении создать рабочую среду для разных задач и обеспечить людей возможностью решать, когда и где работать.
Один из способов достичь этого — формирование гибкой рабочей среды, разрушающей привязку человека к одному столу. Создание различных рабочих мест непосредственно под ту или иную деятельность сотрудника позволяет увеличить производительность, что в итоге оправдывает затраты на создание такой среды.
Но в данном случае мы встречаемся с двумя проблемами. Во-первых, это требует значительных усилий со стороны руководства, так как для того, чтобы люди научились работать по-новому, потребуются значительные изменения в корпоративной культуре, а для этого необходимо повлиять на образ мышления всех работников организации. Руководство должно рассматривать офис как творческое пространство, но гораздо чаще все обсуждения сводятся к экономии места, выгодной только в кратковременной перспективе, а не к выяснению отношения между рабочей средой и культурными изменениями.
Второй трудностью является то, что реализация такого нововведения во многом зависит от строительной отрасли. Участники рынка недвижимости должны в первую очередь обращать внимание на назначение здания, а также его использование в перспективе вместо того, чтобы строить умозрительно, не задумываясь о его обитателях. Как правило, строительство недвижимости, а также определение ее стоимости происходит на основе проектов капитального строительства, которые, по сути, реализуются без тщательно исследования того, как именно используется здание. И наоборот, самые удачные проектные решения, подчиняющиеся принципам устойчивого развития, принимаются при совместной работе застройщиков, проектировщиков, подрядчиков и будущих пользователей.
Типичное использование рабочего места в течение дня
на примере одной компании
Общая база данных AECOM об использовании рабочих мест
по различным секторам экономики (2004-2014гг., средний показатель)
На основании этих данных была составлена общая картина фактического использования офисного пространства в различных секторах экономики. По нашим данным, рабочие места используются лишь примерно на 42 процента от всего рабочего времени.
Временные меры не годятся
Сегодня организациям предстоит найти решение, которое позволило бы соответствовать грядущим фундаментальным изменениям в организации рабочего процесса и роли офисов. Вместо того чтобы думать исключительно о разнице между фактической и потенциальной загруженностью площадей, арендаторам гораздо важней сейчас проанализировать то, как люди используют пространство в офисных зданиях, а также о том, как можно его использовать наиболее выгодным образом для организации, принимая во внимание поведение людей и культурные особенности.
Если правильно воспользоваться этой ситуацией, то организации получат множество дополнительных возможностей для увеличения производительности работников и укрепления своего бренда благодаря объединению усилий в сфере работы с персоналом, информационных технологий, финансового менеджмента и управления недвижимостью. А это возможно, в том числе, благодаря модернизации рабочего места в соответствии с реальным рабочим процессом